Todo lo que necesitas saber sobre el Diagrama Gantt

Todo lo que necesitas saber sobre el Diagrama Gantt

Equipo Temis

Temis

14/01/2022

Tags: Eficiencia y productividad, Metodologías Ágiles

Los Diagramas de Gantt son herramientas claves para visibilizar los diferentes compromisos y avances en un proyecto a simple vista. Su uso es frecuente para aquellos proyectos con diferentes líneas de acción puesto que, entre sus ventajas se encuentra la de desarrollar la eficiencia y productividad en una empresa. 

 

Probablemente ya hayas trabajado utilizando un Diagrama de Gantt sin conocerlo pero, si aún no lo has hecho, el adoptar este recurso te permitirá transformar tu espacio y optimizar el seguimiento que otorgas. 

 

¿Cuál es su origen?

 

Henry Laurence Gantt fue un ingeniero mecánico, mejor conocido por sus aportaciones en cuanto a la administración y gestión de proyectos. La validez de su Diagrama es tal que, a pesar de haber diseñado este diagrama en la década de 1910, aún es considerado como un importante referente. 

 

¿Por qué? Porque su diagrama asocia las tareas a desarrollar (eje X) de acuerdo al intervalo de tiempo y a su duración estimada (eje Y). De esta forma, somos capaces de apreciar cómo las actividades de nuestros colaboradores están conectadas. Así mismo, el Diagrama de Gantt transmite un sentido de urgencia y responsabilidad fácil de interpretar tanto por clientes como por los miembros de nuestro equipo.

 

Si bien la intención original de Gantt fue la de mostrar los niveles de productividad para diferentes empleados quienes trabajaban por encima (o por debajo) de sus métricas, estos diagramas son adoptados en diferentes tipos de situaciones. Al utilizarlos podemos centralizar el trabajo, ejecutar una mejor planeación y visualizar diferentes líneas de acción desde un sólo lugar. 

 

 

¿Cómo utilizar un Diagrama de Gantt beneficiará a mis proyectos?

 

Esta herramienta te ayuda a visualizar los principales elementos de un proyecto:

Fecha de inicio y finalización de un proyecto: Distinguir el periodo que será abarcado por nuestras tareas y acciones permite que emprendamos las acciones adecuadas en caso de imprevistos así como anticipar diferentes escenarios.

Tareas y sub-tareas dentro del proyecto: Para optimizar los recursos, es necesario saber delegar actividades. Con el diagrama de Gantt serás capaz de realizar seguimiento a tareas aparentemente pequeñas que forman parte del producto final evitando olvidar alguna de ellas.

Responsable asignado: Establecer una colaboración cercana con personas clave es vital para desarrollar nuestra productividad a nivel personal y profesional. Este tipo de diagrama le facilita a tu equipo conocer quienes serán responsables en diferentes momentos a fin de que juntos alcancen los objetivos.

Progreso: Al conocer exactamente cómo se están desarrollando tus objetivos estarás consciente también, de cuánto queda por hacer y de cuáles estrategias emprender a fin de continuar gestionando todo desde un solo lugar.

Forma en que se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas: Algunas tareas deben ser realizadas en un momento muy específico mientras que otras pueden llevarse a cabo en cualquier instante. El diagrama te permite identificar esto para que mantengas el balance entre las actividades que deben ser completadas al inicio o al final y para que éstas se desarrollen exitosamente. 

 

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Buenas Prácticas para el uso de un Diagrama de Gantt


La Ley de Parkinson señala: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Esto significa que el no establecer tiempos para ejecutar una tarea permite que la tarea se postergue indefinidamente.


Por ello, el trabajar con este diagrama te permite plasmar tus ideas y planes de acción de forma sencilla y reajustar recursos durante la marcha. 

 

También es importante considerar que al momento de diseñar nuestro plan de trabajo, nos aseguremos de que la información es lo suficiente clara para nuestro equipo y clientes. Si ellos cuentan con los mismos datos que nosotros en todo momento, podremos eficientar nuestra comunicación y resultados.

En ocasiones, el plan inicial es demasiado ambicioso y puede ser mejorado conforme los objetivos se van transformando por lo que es importante que a la par de seguir la metodología, desarrollemos la sensibilidad de adaptarnos ante los imprevistos. 

 

Si además de esto, examinamos los avances de las tareas de forma periódica, estaremos en posibilidad de contar con un panorama preciso y actualizado que se apegue a la realidad. 

 

Existen numerosas herramientas digitales como Temis que te ofrecen diagramas Gantt para poner en marcha tus buenas prácticas y potencializar la eficiencia y productividad de tu empresa. Conoce Temis y empieza a trabajar con los diagramas gantt.

 

Referencias

Hill, Brian, The Importance of a Good Organizational Structure, marzo 2019, https://smallbusiness.chron.com/importance-good-organizational-structure-3792.html

Utopics, Las prácticas más innovadoras en cultura organizacional - Inspiring workplaces, diciembre 2019,
https://utopicus.es/las-practicas-mas-innovadoras-en-cultura-organizacional-inspiring-workplaces

 

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