Estamos en una búsqueda constante por aumentar la productividad y eficiencia de nuestros equipos de trabajo a sabiendas de que estar invirtiendo en tareas manuales y repetitivas, puede tener un impacto negativo en la administración de tus proyectos.

Actualmente y gracias a las herramientas digitales, es posible que conozcas el status de diferentes proyectos desde un mismo lugar a fin de continuar trabajando sobre esta productividad. Dichas herramientas traen consigo diferentes beneficios como trabajar de manera más ágil, otorgar seguimiento puntual a diferentes plazos, y retroalimentar de manera concisa a tus colaboradores. En resumidas cuentas: Hacer uso del tiempo de una forma inteligente y asertiva.

Afortunadamente, otra de las principales ventajas de los administradores digitales es la función de calendarios. Este tipo de herramientas te permite trabajar de manera sólida en la planeación y ejecución de tareas (muchas veces simultáneas) así como en la retroalimentación para tu equipo. Sin embargo, por su aparente sencillez, podemos pasar por alto buenas prácticas que nos permitan aprovechar al máximo sus ventajas.

¿Por qué es importante contar con un uso adecuado de los calendarios? Porque no solamente nos ayudan a recordar entregas de manera sencilla y constante, sino que también son aliados valiosos para optimizar los tiempos de las entregas una vez que sabemos focalizar sus características.

En muchos sentidos, la administración de proyectos es un símil de nuestra experiencia de vida: Partimos de un punto con la intención de llegar a otro y por más planes que efectuemos en el camino a recorrer, sabemos que se pueden presentar eventos inesperados. Es por ello que, al igual que en la vida, contar con una estrategia o directrices nos ayuda a organizarnos y a reducir eventualidades imprevistas.

La administración de proyectos tiene como eje fundamental el planificar la manera en que diferentes tareas serán ejecutadas así como las personas responsables de las mismas para asegurar que las entregas finales sean cumplidas en tiempo y forma.

A su vez, cada uno de nuestros proyectos está compuesto por numerosas tareas, objetivos y por un componente clave del cual queremos hablarte el día de hoy: los hitos.

Un hito es un evento de gran importancia dentro del desarrollo de nuestros proyectos que se asocia con el inicio o fin de una serie de tareas o bien, con un entregable. Si por ejemplo, durante el mes de abril tenemos como tarea revisar y adecuar el contenido para una campaña digital, los hitos serán los momentos específicos en que esta revisión comienza y finaliza.
Por otra parte, si nuestro proyecto final es una presentación de producto al cliente que conlleva etapas de planeación, investigación, diseño y creación de contenidos, los hitos marcarán las entregas clave de dichas fases.

Gracias a los hitos somos capaces de otorgar significado e importancia a los momentos que integran el proyecto final. ¿Por qué? Puesto que al contabilizar los hitos que se han cumplido, puedes determinar ágilmente la distancia que falta por recorrer para alcanzar el último objetivo.

Conforme nos enfocamos en diferentes objetivos para alcanzar el bienestar de nuestra empresa, nos damos cuenta de que existen tareas o herramientas adicionales que, si bien no forman parte de la descripción oficial de nuestro puesto, nos ayudan a eficientar el trabajo. Una de ellas es la administración de proyectos.

Las herramientas de transformación digital se convierten en otro colega más que ayuda a continuar impulsando la colaboración y productividad de nuestra empresa, sin embargo, su correcta implementación va ligada a la estabilidad de nuestro capital humano.

Con frecuencia, los medios de comunicación, blogs y portales en Internet comparten historias de empresas que fueron capaces de enfrentar situaciones adversas, saliendo airosas. La mayoría del tiempo podemos creer que su éxito radicó en contar con una infraestructura superior a la de nuestra organización o de disponer del apoyo de alguna agencia que les brindó consultoría. Para nuestra sorpresa, en la mayoría de los casos, la solución a estos problemas se encontraba en el trabajo implementado por el capital humano, particularmente por un equipo de alto rendimiento. ¿A qué nos referimos con este término? En palabras de El Economista, un equipo de alto rendimiento “es capaz de extraer lo mejor de cada persona a nivel individual y grupal para entregar grandes resultados”. Por tanto, este tipo de equipos trabaja de manera flexible, proactiva y creativa, cumpliendo con resultados de calidad.

Ray Krock, empresario estadounidense quien convirtió a McDonald’s en una de las empresas de comida rápida más exitosas mencionaba: “Ninguno de nosotros es tan bueno como todos nosotros juntos”.
Esto significa que como líderes, debemos elegir a los miembros de nuestro equipo de alto rendimiento selectivamente a fin de que éste funcione de forma orgánica y constante, y extienda la productividad a otros equipos.

Temis está aquí para facilitar tu administración de proyectos. Es por ello que el día de hoy queremos hablarte sobre los beneficios de trabajar con dos herramientas básicas para la organización. 

Cuando somos responsables de algún proyecto es muy probable que tanto los miembros de nuestro equipo así como nuestros clientes nos bombardeen con mensajes respecto a las fechas de entrega o respecto a las personas responsables de cierta actividad. Es por ello que encontrar estrategias que permitan que nuestros colaboradores estén al tanto y al día se vuelve imprescindible para que seamos capaces de dedicarle el tiempo necesario a nuestras propias actividades. 

Tanto el Diagrama de Gantt como el Tablero Kanban son herramientas que dan fácil acceso al estado de tus proyectos y te permiten mapear los avances.
El Diagrama tiene como objetivo mostrar de manera gráfica los avances estimados para las diferentes tareas de un proyecto con relación a un marco temporal. Por su parte, el Tablero de Kanban permite agrupar las actividades bajo rubros como “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.

Sin embargo, por más idóneos y útiles que parezcan estos instrumentos, es importante contar con lineamientos que nos ayuden a eficientar su uso.

¿En cuántas ocasiones hemos escuchado que la comunicación es vital en el ámbito profesional?, ¿que cada colaborador desempeña un rol importante en la organización siempre y cuando sepa trabajar en equipo?, ¿que aprovechar estrategias para comunicación y colaboración permitirán que nuestra empresa avance? 

Si bien puede parecer reiterativo que la comunicación y la colaboración son esenciales para nuestro equipo, en Temis no podemos dejar de enfatizar cuán indispensables son estos elementos dentro de cualquier organización. No solamente impactan en la actitud de nuestros colaboradores sino que también se traducen en experiencias positivas para nuestros clientes.
Es por ello que, las personas con una posición líder tienen como responsabilidad el alimentar la habilidad para comunicarse efectivamente y propiciar a que en la empresa se adopten actitudes que, a fin del día, impactarán de manera directa en la productividad. Sin embargo, Eli Amdur, profesor de liderazgo y columnista para The Economist menciona que “No todos los buenos comunicadores pueden liderar, pero todos los buenos líderes pueden comunicar”.

En la medida en que nosotros comencemos a utilizar aplicaciones digitales en nuestro ámbito laboral, esto impulsará a nuestros colaboradores y clientes a hacer lo mismo. Si bien, anteriormente la gestión de proyectos se manejaba de manera presencial, hoy en día, existe una variedad de opciones que transforman nuestra vida profesional de forma sencilla.

Gradualmente, la aceptación de diferentes herramientas de organización de trabajo aumenta puesto que las diferentes empresas reconocen en ellas aliadas para resolver problemas comunes. Sin embargo, es importante que ubiquemos aquellas funcionalidades que nos permitirán elegir una herramienta que cubra nuestras necesidades.

Los Diagramas de Gantt son herramientas claves para visibilizar los diferentes compromisos y avances en un proyecto a simple vista. Su uso es frecuente para aquellos proyectos con diferentes líneas de acción puesto que, entre sus ventajas se encuentra la de desarrollar la eficiencia y productividad en una empresa. 

Probablemente ya hayas trabajado utilizando un Diagrama de Gantt sin conocerlo pero, si aún no lo has hecho, el adoptar este recurso te permitirá transformar tu espacio y optimizar el seguimiento que otorgas. 

¿Eres un profesionista independiente, tienes tu propio negocio, o colaboras para una organización? Sin importar el giro, el sector o el tamaño de tu empresa, esta guía te ayudará a descubrir si Temis es adecuado para ti.

¿Eres de las personas que tienen objetivos? Seguramente la respuesta inmediata es un rotundo ¡sí! Es probable, incluso, que pudieras aportar algunos ejemplos de objetivos relacionados con tu trabajo, vida familiar, crecimiento personal, salud y bienestar o economía. “Todos tenemos objetivos”, nos dirías con mucha razón.

En un pasado no muy lejano, la preocupación de que los equipos de cómputo y dispositivos móviles no sufrieran algún daño, pérdida o robo, era directamente proporcional a toda la información que contenían.