Software de Gestión de Proyectos 101: qué es y por qué usar uno.

Software de Gestión de Proyectos 101: qué es y por qué usar uno.

Equipo Temis

Temis

04/02/2022

Tags: Transformación digital, Temis, Administración de Proyectos

Aunque la administración de proyectos se ha convertido en algo común dentro de todos los aspectos del trabajo, existen software que nos pueden ayudar a potencializar nuestra productividad y facilitar la organización de nuestras tareas.

 

Hemos desarrollado una guía sobre los elementos y beneficios que necesitas conocer de un software de gestión de proyectos, para ayudarte a resolver aquellas dudas frecuentes que pueden surgir al estar considerando elegir la mejor opción y que este se convierta en tu aliado estratégico.

 

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

 

Un software de gestión de proyectos es aquella herramienta que nos permite llevar el proceso de planeación, organización y ejecución de un plan para cumplir objetivos específicos. Algunas personas dicen que es la manera de traer orden al caos de nuestro día a día en el trabajo, ya que es una forma sostenible de dar seguimiento a nuestro equipo y tareas, mientras que vamos maximizando los recursos de manera más eficiente.

 

Principalmente, es una herramienta que nos permite la centralización de lo antes mencionado a través de tecnologías, metodologías y modelos innovadores implementados en la administración y organización de tu trabajo.

 

Elementos principales de un software de gestión de proyectos

 

Gestión de Tareas

 

Mantenernos al día con la información de nuestro trabajo es crucial. Pero a veces, por más simples que sean los pendientes, dar seguimiento a cada uno nos va consumiendo bastante tiempo. Sobre todo, cuando la herramienta que utilizamos es una con muchos pasos a seguir o aún demasiado manual.

 

En otras ocasiones, existe una diferencia en los periodos de respuesta de las personas con las que colaboramos y esto va retrasando los avances. O también entre correos electrónicos, mensajería instantánea y archivos, vamos perdiendo de vista las prioridades de cada actividad que tenemos en desarrollo.

 

Al elegir un software de gestión de proyectos debemos asegurarnos que nos permita gestionar de forma efectiva todas nuestras tareas. Para esto, hay que poner mucha atención en que nos brinde las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de cada una de ellas, asignarles un responsable y lo más importante: colaborar con tu equipo de trabajo mediante mensajes de seguimiento y notificaciones.

 

Calendarización

 

Una visualización adecuada de las tareas junto con sus estatus es algo que podemos obtener de un software de gestión de proyectos.  Suelen tener una o varias formas de acomodar la vista de nuestras actividades según tu preferencia. Esto te permite tener tu agenda clara y actualizada en-tiempo-real.

 

Las vistas más recomendables a buscar en un software son las de calendario, cronograma o tableros, ya que estas te ayudan a visualizar los avances de tu equipo para tener una mejor colaboración con las actividades compartidas. Esto es lo que permite optimizar el uso de su tiempo y evitar los malestares generales que surgen por no cumplir con las fechas de entrega y/o obtener el resultado con la calidad esperada.

 

Información y resultados claros

 

Ser responsable de un proyecto o actividad en tu empresa implica como factor primordial el tener un buen seguimiento a la implementación y el estatus de cada avance, así como de indicadores claros y visibles para entender cuáles serán tus resultados.

 

Al escoger un software de gestión de proyectos  debes asegurarte que incluya una visualización de tus hitos y un panel de indicadores, esto te va a generar la certeza de cómo se está dando todo dentro del proyecto o actividad porque está creado justamente considerando la revisión y entrega de resultados con base en una información al día.

 

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¿Por qué usar un software de gestión de proyectos?

 

Ninguna persona o negocio puede ejecutar con éxito la gestión de proyectos cuando el sistema que usan se basa en una red interminable de hojas de cálculo, archivos y correos electrónicos. Este tipo de procesos no son realmente prácticos, escalables ni transparentes para todos los involucrados.

 

Por ende, para lograr tener ese éxito esperado en estos tiempos y sobre todo en la nueva normalidad del trabajo remoto, la colaboración ágil, el uso compartido de archivos en la nube y la visibilidad del estado de las tareas son requisitos indispensables a buscar en una plataforma de administración de trabajo moderna.

 

Claro que la organización de tu trabajo es posible sin contar con un software adecuado, pero por experiencia te compartimos que esto sólo aumenta el riesgo de caer en errores e ineficiencia dentro de tu proceso. 

 

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Cuando se gestionan bien, los proyectos sirven como impulsores para que avances, desarrolles y transformes los procesos de tu trabajo y esto genere valor para tu cliente. Los software que nos apoyan a lograr esto son una fuerza impulsora detrás de la innovación y el cambio en cualquier tipo de negocio. Pero si no tienes un sistema adecuado implementado en tus tareas o proyectos, muy probablemente se te seguirá presentando un consumo terrible de tiempo y dinero que puedes optar por invertir de mejor manera.

 

Temis te ofrece todas las funcionalidades básicas y muchas más que necesitas para animarte a llevar esto a cabo. Tu trabajo puede ser uno más eficiente y fácil para ti. Te invitamos a probar gratis nuestro software de gestión de proyectos por 30 días y experimentarlo por ti mismo/a.

 

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Referencias:

-Heagney, J. (2016). Fundamentals of project management. Amacom.

-Bani Ali, A. S., Anbari, F. T., & Money, W. H. (2008). Impact of organizational and project factors on acceptance and usage of project management software and perceived project success. Project Management Journal, 39(2), 5-33.