Reuniones virtuales: cómo aumentar su eficacia y productividad

Reuniones virtuales: cómo aumentar su eficacia y productividad

Equipo Temis

Temis

08/03/2021

Tags: Trabajo remoto

Es inevitable imaginar el mundo laboral sin reuniones de trabajo. Éstas se han convertido en la columna vertebral de las organizaciones al ser el espacio en el que se discuten nuevas estrategias de negocios, se diseñan objetivos y se prevé la manera de llegar a ellos, entre otras cosas.

 

Sin embargo, pese a ser un recurso sumamente utilizado por las compañías alrededor del mundo, las reuniones de trabajo no siempre son muy efectivas. Un estudio realizado por TED reveló que los empleados invierten alrededor de 23 horas a la semana en juntas, de las cuales 7.8 horas son innecesarias o mal conducidas.

 

La emergencia sanitaria convirtió al trabajo remoto en la nueva normalidad laboral y con ello las juntas pasaron de una sala con café y galletas a un lobby virtual. Para lograr una reunión en línea más productiva, los expertos recomiendan seguir los siguientes consejos.

 

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ASEGURA LA ASISTENCIA

 

Si las juntas fueran una receta de cocina, el ingrediente principal serían los participantes. Existen dos puntos importantes a considerar para asegurar la asistencia de todos los invitados:

 

  1. Asignar un horario neutral en caso de que se requiera la presencia de un colaborador que se encuentre en un huso horario distinto.
  2. Elegir una hora que no se empalme con otras juntas o deberes de los invitados a la reunión.

 

Los administradores de asuntos serán tus mejores aliados al momento de planear una reunión virtual, pues permiten ver en qué se encuentran trabajando tus colegas, los tiempos de entrega y los espacios disponibles en su agenda para asistir a la junta.

 

PLANIFICA LA REUNIÓN

 

Una gran parte del tiempo innecesario o mal conducido de las reuniones se debe a que no se lleva a cabo una planificación.

 

En su libro Leading Effective Virtual Teams, la consultora de negocios Nancy M. Settle-Murphy recomienda enviar a los invitados un documento de media página para informar sobre los puntos clave que se abordarán durante la reunión. Esto los ayudará a aprovechar al máximo el tiempo y preparar preguntas o sugerencias antes de la junta.

 

IDENTIFICA Y ELIGE EL SOFTWARE ADECUADO

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No todas las reuniones tienen el mismo propósito y el software a utilizar debe estar alineado con el objetivo que se busque. Si es necesario que los participantes interactúen, una aplicación de videoconferencia será la más adecuada. 

Si se pretende trabajar simultáneamente en una presentación o un archivo, se deberá dar prioridad a una aplicación que permita hacerlo, como Google Docs. Identificar el software correcto maximizará el aprovechamiento de la reunión.

 

 

 

ENCIENDE LA CÁMARA

 

Debido a su naturaleza, las reuniones en línea carecen de la calidez humana que las juntas tradicionales poseen. Sin embargo, una forma de contrarrestar la frialdad de las conferencias virtuales es encender la cámara web. El video hace que los participantes se sientan más comprometidos al permitir observar las reacciones y deducir las emociones de los demás, humanizando el encuentro virtual.

 

Una investigación realizada por Psychology Today reveló que el 55% de la comunicación es lenguaje corporal y el 38% tono de voz. Estos datos nos muestran la importancia de mantener la cámara encendida: dar seguridad y comunicar mejor nuestros mensajes.

 

EVITA REALIZAR OTRAS ACTIVIDADES  SIMULTÁNEAMENTE                     

                          

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Ser multitask es una cualidad valiosa en los profesionistas hoy en día, sin embargo, para las reuniones virtuales es recomendable dejar de lado cualquier otra actividad y centrarnos por completo en la junta.

 

Cuando las personas realizan dos tareas a la vez, la primera lleva a posponer la segunda, esto como resultado de una sobrecarga en el procesamiento de la información que impide la ejecución simultánea de dos operaciones, así lo reveló un estudio publicado en Neuron y avalado por el Centro Nacional para la Información Biotecnológica de Estados Unidos (NCBI).

 

RELÁJATE, NO TODO ES TRABAJO

 

Dile adiós a las juntas cuadradas. Si bien es necesario hacer una planeación de la reunión virtual para optimizar los tiempos, no está de más salirse un poco del guión y tomar unos minutos para bromear con los colegas, charlar brevemente de algún tema ajeno al trabajo e incluso contar alguna anécdota personal de la cual no salimos tan bien librados.

 

Por más increíble que parezca, un estudio realizado por Harvard Business Review demostró que los equipos de trabajo que comparten una historia graciosa o vergonzosa sobre ellos producen un 26% más ideas durante una sesión de brainstorming que quienes no lo hacen.

 

Este tipo de conversaciones sacan a relucir un lado más humano de los colaboradores, aumenta la confianza y les permite generar más ideas al perder el miedo a que estas puedan ser rechazadas.

 

ASIGNA RESPONSABILIDADES POSTERIORES 

 

Una reunión en línea efectiva es aquella en la que se crean acuerdos, se homologa información, se disipan las dudas y se definen los próximos pasos a seguir. Por ello es de suma importancia que al terminar la reunión los involucrados tengan claridad sobre sus labores posteriores.

 

Grupo 2663Antes de concluir el encuentro virtual, tómate unos minutos para definir entregables, asignar responsables para el seguimiento de asuntos, establecer fechas de entrega y agendar la próxima junta.

 

Con estos sencillos consejos podrás optimizar tiempos, mejorar la productividad y transformar tus juntas en una experiencia más provechosa y amena. No olvides apoyarte en un administrador de asuntos como Temis, el cual te permitirá encontrar el momento adecuado para agendar una reunión, monitorear a tus equipos de trabajo, asignar responsables de asuntos, observar el desarrollo de las diversas tareas y tener un panorama muy completo sobre la carga laboral de tus colegas.

 

 

REFERENCIAS:

The economic impact of bad meetings: https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/

Is Nonverbal Communication a Numbers Game?: https://www.psychologytoday.com/us/blog/beyond-words/201109/is-nonverbal-communication-numbers-game

Isolation of a Central Bottleneck of Information Processing with time-resolved fMRI: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2527865/

Research: For Better Brainstorming, Tell an Embarrassing Story: https://hbr.org/2017/10/research-for-better-brainstorming-tell-an-embarrassing-story