Reuniones en línea: retos y oportunidades en tiempos de home office

Reuniones en línea: retos y oportunidades en tiempos de home office

Equipo Temis

Temis

06/11/2020

Tags: Eficiencia y productividad

 


home office

Una búsqueda realizada en Google el último día de septiembre de 2020 con las palabras home office arrojó ¡5,730 millones de resultados! Para trabajo a distancia aparecieron 456 millones y para teletrabajo casi 28 millones.

 

La opción del trabajo desde casa, que se perfilaba atractiva desde hace unos cuantos años, con la pandemia detonó para volverse el esquema laboral predominante entre el personal “de oficina” (denominación en proceso acelerado de obsolescencia).

 

El home office es lo de hoy

No hace falta decirlo, una modalidad que según muchos llegó para quedarse, incluso en el sector público.

 

En México, de acuerdo con Forbes:

 

  • Al 84% de las personas que han vivido esta alternativa les ha gustado
  • El 76% lo ven como un formato que se adapta bien a su puesto
  • Un 54% manifestó que le gustaría trabajar bajo las mismas condiciones, aun después de la contingencia.

 

¡Esto a pesar de que únicamente el 54% señala haber tenido algún tipo de capacitación para el trabajo remoto!  

 

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Pero no todo es positivo para todos

Hay quienes carecen de los espacios y circunstancias adecuados para el desempeño en sus domicilios e incluso quienes sufren tecnoestrés, un cuadro derivado de la falta de adaptación a las tecnologías que se suma a la tecnofatiga, que se presenta cuando el trabajador debe cumplir jornadas laborales demasiado largas.

 

Además, muchísima gente echa en falta la faceta social y suspira cuando se acuerda de los beneficios y gozos de la interacción cara a cara con sus compañeros, clientes y otras personas.

 

LAS DIFICULTADES PARA LA COMUNICACIÓN   

 

No hay cifras fehacientes respecto a la cantidad de personas que en nuestro país están trabajando actualmente desde sus casas, pero sin duda son numerosísimas.

 

Todos los días constatamos que el confinamiento no es un asunto menor.

Abarca desde organizaciones tan grandes como los bancos, tan sofisticadas como Google o Facebook, y tan complejas como las universidades; hasta miles de pequeñas y medianas empresas.

 

Es ilustrativo el caso de Google, que decidió mantener sus oficinas cerradas al cien por ciento hasta junio de 2021, lo que significa que los colaboradores trabajarán desde sus casas hasta esa fecha. Y no lo es menos el de BBVA, donde “el 95% de los empleados de servicios centrales está trabajando desde casa y el 71% de la red de oficinas también, sumando un total de 86.000 empleados trabajando en remoto como respuesta a la pandemia”. Por su parte, Facebook anunció que mantendrán el trabajo a distancia hasta el 2021 y prevén que para un porcentaje importante del personal que se desempeña en oficinas el home office se volverá el esquema laboral definitivo.

 

En este contexto, al que arribamos súbitamente y con poca preparación, era previsible el surgimiento de infinidad de problemas personales y de interacción. Para mantener el trabajo fluyendo, atender de algún modo a los stakeholders más relevantes, evitar el debilitamiento de la cultura de la organización y la cohesión entre sus miembros y, sobre todo, asegurar la continuidad de la empresa, hemos tenido que lidiar con una serie de dificultades, entre las que destacan:

 

  • Pérdida de las ventajas de la cercanía, que permite interactuar con agilidad y de manera relativamente informal para hacer aclaraciones, resolver problemas y conflictos, dar instrucciones y tomar decisiones. Las plataformas de comunicación con audio y video, como Zoom o Google Meet, exigen programar las llamadas, hacer ajustes de agendas, actuar bajo alguna forma de protocolo para evitar el caos, y no alcanzan a compensar las ventajas de trato presencial.
  • Deterioro de la cohesión de los equipos por la falta de la conversación cotidiana que es el marco de la buena escucha, la empatía, la retroalimentación oportuna y el fomento de la identificación con los objetivos comunes.
  • Debilitamiento de los valores de empresa y de la cultura en general. Es en el comportamiento cotidiano, en el “roce” con los demás, cuando los valores cobran vida, entran en juego, se pueden observar y sirven como ejemplo del modo correcto de hacer las cosas.
  • Confusión respecto al sentido de dirección común, al propósito, misión y visión de la organización y sus equipos, consecuencia, entre otras cosas, de los indispensables ajustes a los modelos de negocio y los inevitables cambios en los esquemas de liderazgo.
  • Desorientación en materia de prioridades, que además de provocar problemas de productividad llega a incidir negativamente en los equilibrios de vida personal y laboral de los colaboradores.

 

Por todo lo anterior, la calidad de las reuniones en línea se ha vuelto un aspecto crucial para el presente y futuro de las empresas. Son, y así seguirán por un buen rato, herramientas clave de comunicación, recursos de primera necesidad, importantísimas para la supervivencia y crecimiento de empresas, instituciones y entidades de los más diversos tipos.

 

MEJORES REUNIONES, MÁS PRODUCTIVAS Y SATISFACTORIAS

 

Según el Diccionario de la Real Academia Española, una junta es una “reunión de varias personas para conferenciar o tratar un asunto”. Reunir es, en el mismo libro, “volver a unir, juntar, congregar”. En el contexto organizacional, una junta o reunión (de trabajo) es la concurrencia de un número determinado de personas que comparten el deseo de alcanzar un objetivo concreto, previamente definido, como resultado de la interacción cara a cara. En el contexto del teletrabajo, hay que agregar a este último aspecto algo así como “con el apoyo de una plataforma de comunicación de voz, imagen y texto”.

 

Hay diversos tipos de reuniones.

De acuerdo con su finalidad principal, puede decirse que en las empresas las más comunes son las juntas para:

 

  • Informar
  • Recabar información    
  • Tomar decisiones
  • Alcanzar acuerdos
  • Generar ideas nuevas
  • Intercambiar puntos vista y opiniones
  • Formar: educar, entrenar o desarrollar

 

Esto no ha cambiado con el teletrabajo, manteniendo los siguientes elementos como básicos para llevar a cabo una reunión productiva:

 

  1. Objetivos claros y concretos, más los resultados esperados de la misma.
  2. Convocatoria oportuna, con la anticipación necesaria (salvo para reuniones urgentes o imprevistas) que especifique:
    • Fecha, lugar y duración prevista
    • Agenda u orden del día: temas a tratar por orden de importancia.
    • La información necesaria para cada tema y los responsables de llevarla.
    • Tiempo estimado por tema, minutos u horas necesarios.
    • Espacio para temas varios o asuntos nuevos que necesariamente se tengan que tocar.
    • Recursos necesarios, como presentaciones, videos, objetos, archivos, etc.
  3. Selección cuidadosa de los participantes, de preferencia solo los indispensables, previa confirmación de su disponibilidad.
  4. Llevar a cabo la junta sistemáticamente, con apego a la metodología preferida (por ejemplo, esta que propone Harvard Business Review).

Además de lograr sus propósitos primordiales, las reuniones cumplen con ciertas funciones psicológicas, afectivas y sociales. Entre ellas:

 

  • Autoafirmación.
    Todos necesitamos sentir gente a nuestro alrededor, recibir calor humano, empatía y evitar el aislamiento. Las juntas nos hacen sentir en compañía, formando parte de algo. En el trabajo en casa las reuniones son, además, una prueba del valor de las aportaciones del colaborador y de su responsabilidad.
        
  • Mantener la cohesión de los equipos.
    Desde esta perspectiva lo esencial es reunirse tanto o más que el contenido de la reunión. Aunque para algunas personas la aparente falta de resultados de estas juntas puede resultar frustrante, son clave para fortalecer los valores, la identificación con la organización y el sentido de pertenencia.

 

  • Sentido de logro.
    Además de los beneficios en el plano de las relaciones, los equipos efectivos proporcionan a sus integrantes la satisfacción derivada de la obtención de resultados.

 

  • Fortalecer el liderazgo.
    Quien convoca a una junta productiva y satisfactoria para todos, normalmente refuerza su liderazgo ante el equipo. El buen líder sabe que aun en los ambientes laborales más técnicos, y aparentemente fríos, no se puede dejar de prestar atención a los aspectos psicológicos y afectivos de sus colaboradores. Por eso, el bienestar de su gente nunca queda fuera de su agenda.

 

APROVECHA LA OPORTUNIDAD

 

En la era del teletrabajo, cada reunión en línea representa una oportunidad única y valiosa para los líderes y los colaboradores.

 

Los líderes pueden consolidarse como tales, acercarse a sus colaboradores y motivarlos, demostrarles interés y atención a sus necesidades, empatizar y, por encima de todo, generar una cultura de confianza.

 

Los colaboradores están en condiciones extraordinariamente favorables para demostrar compromiso, responsabilidad, iniciativa, disciplina, adaptabilidad y lealtad a sus equipos y empresas, es decir, que son personas dignas de confianza.

 

Lo visto hasta aquí implica un lenguaje común, resultados e indicadores de éxito claros; datos objetivos que faciliten los acuerdos, confianza en el criterio de los demás y tranquilidad derivada de tener bien gestionados y en orden los asuntos de trabajo de cada quién.

 

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