Paperless: una tendencia de ahorro y eficiencia para las empresas

Paperless: una tendencia de ahorro y eficiencia para las empresas

Equipo Temis

Temis

27/05/2021

Tags: Transformación digital

La comunicación, el ahorro de recursos y la colaboración a distancia son razones de peso para dejar atrás el uso del papel y fomentar las soluciones tecnológicas

pila de papeles en oficina

 

Pese a que la tendencia paperless (que se refiere a eliminar el uso de papel) en las oficinas surgió como un llamado para el cuidado del medio ambiente, también ha demostrado ser un camino eficaz para optimizar recursos y gestionar equipos de manera más óptima.

 

En la era digital, el papel representa un soporte limitado para documentos y piezas informativas, el cual puede ser sustituido en prácticamente todos sus usos: manuales, contratos, minutas, correos, agendas, cuadernos de notas y más.

 

En contraparte, la tecnología ofrece suficientes alternativas para hacer rendir mucho mejor la inversión destinada a productos de papelería.

Con soluciones integrales para los centros de trabajo –en cuanto a la gestión de equipos, la comunicación y el desarrollo de documentos–, plataformas como Temis están pensadas para oficinas mucho más inteligentes, ágiles y que consideran una disminución acelerada en el gasto destinado a recursos físicos, como el papel o los consumibles de impresión.

 

El impacto es tangible para diferentes áreas del negocio. A continuación mencionamos algunos ejemplos de ello:

 

 

Ahorro de recursos

 

bote de basura lleno de hojas de papelEl consumo de papel en las empresas no solo conlleva un gasto importante en lo que se refiere al propio recurso, sino también por aquellos otros insumos que son necesarios para utilizar el papel: impresoras, tintas, tóners, cortapapeles, engrapadoras, plumas, marcadores y varios consumibles más que engrosan las solicitudes del área de compras.

 

Asimismo, el almacenamiento de documentos en papel es un gasto perfectamente evitable. Los archivos que hoy ocupan bodegas completas en edificios de oficinas se pueden digitalizar y llevar a la nube, permitiendo que el espacio físico disponible se utilice para los fines que realmente necesita el negocio.

 

Unifica los canales de comunicación

 

Desde los servicios de mensajería hasta la asignación y gestión de tareas pueden unificarse en un solo canal gracias a plataformas como Temis.

La productividad se ve sumamente beneficiada con algunas de las soluciones que van más allá del cambio de soporte (de papel a digital), pues en una sola aplicación se integra toda la comunicación necesaria entre los equipos de trabajo con el propósito de optimizar el trabajo colaborativo.

 

El factor ambiental

 

En los tres minutos que dedicarás a leer completa esta entrada de blog, en el mundo se producirán 2 mil 400 toneladas de papel.

Y no solo eso, para el final del día la mitad de la basura que generen las oficinas en el mundo será desperdicio de papel.

Si bien es una industria necesaria para muchos propósitos, el exceso de uso de papel es causante de deforestación, contaminación y agotamiento de recursos naturales y no renovables.

 

 

Adapta la seguridad sobre la información y datos

Blog Temis recursos_recurso ocho

 

Los archivos en papel también son sumamente vulnerables a pérdidas y robo de información. En contraste, la digitalización permite archivar de forma segura, proteger nuestra información a través de recursos de ciberseguridad e incluso aporta herramientas que están diseñadas para mantener la autenticidad de los documentos.

 

Un ejemplo de lo anterior es la tecnología blockchain, que se utiliza para generar contratos inteligentes y para operar libros de contabilidad bajo un sistema inviolable.

 

Facilita la colaboración a distancia

 

El confinamiento ha hecho prácticamente imposible compartir un documento impreso de una mano a otra con la facilidad que conocíamos.

Sin embargo, esto no es un problema para la época en que vivimos. Los archivos digitales hoy se pueden compartir, revisar, editar y firmar sin que requieran ser impresos.

 

computadoras y papeles organizados de forma correcta

 

Como hemos identificado, la tendencia paperless es una alternativa segura y sustentable para los negocios.

Adoptar los lineamientos digitales que sustituyen el uso de papel encaminan a las empresas a mejores prácticas en diversos sectores, incluyendo la protección de la información y la optimización de los recursos.

 

Con una plataforma como Temis puedes olvidarte de una compleja adaptación de la corriente paperless y dar un salto definitivo a esta nueva forma de gestionar el día a día de tus equipos de trabajo.