La planificación de proyecto: paso a paso

La planificación de proyecto: paso a paso

Equipo Temis

Temis

21/04/2022

Tags: Administración de Proyectos

“Cuando es obvio que no se pueden alcanzar los objetivos, no ajuste los objetivos, ajuste los pasos de acción.”
Confucio.

 

Conforme vamos adquiriendo experiencia en nuestro ámbito profesional, nos damos cuenta de que si bien la resiliencia y la flexibilidad son valores fundamentales para enfrentar el cambio, el contar con una planeación de proyectos adecuada nos permite tener mayor incidencia sobre posibles imprevistos.

 

Anteriormente, te habíamos hablado sobre la periodicidad a la que está sujeta cada proyecto en tanto a que su ciclo de vida siempre estará enmarcado por un inicio y un final. A grandes rasgos, la etapa de planificación es precedida por el inicio y seguida por la ejecución y el cierre. Evidentemente ésta es una fase de suma importancia porque a través de la planificación se responderán preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto? y ¿por qué?, mismas que serán de ayuda para segmentar un proyecto en momentos o en tareas más pequeñas sin perder el objetivo de vista.

Nuevamente te recordamos que para la administración de proyectos y sus fases, nada está escrito en piedra por lo que es importante ser capaz de adaptarte a las distintas características que identifican a tu proyecto. Habiendo dicho esto, el día de hoy queremos proporcionarte buenas prácticas para ejecutar tu planeación basadas en datos sistemáticos.

 

De acuerdo a la guía PMBOK, el identificar y sentar las bases nos permitirá conocer el alcance, el costo y las actividades de nuestro proyecto y en la medida en que vayamos obteniendo nuevos datos e información, podremos complementar nuestro plan de acción.  “La planeación del proyecto proporciona más precisión respecto al cronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido.”

 

¿Cómo planifico mi proyecto?

 

1. Análisis y plan de trabajo

 

Primero será necesario que creemos un plan que integre y comprenda todas las actividades a desarrollar en nuestro proyecto. Este será nuestra fuente de información respecto a quién y cómo se emprenderán las acciones, el responsable de otorgar seguimiento, las herramientas de control y la fecha de cierre. Para ello, debemos conocer qué tan viable es nuestro proyecto y cuáles son las implicaciones del mismo.

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2. Alcance

 

Hablar del alcance o del scope en inglés significa abarcar la totalidad de recursos que serán necesarios dependiendo de la parte del proyecto en la que nos encontramos trabajando. Dicho de otra forma, si el proyecto consiste en crear la imagen para cierta empresa de alimentos, el diseño y los materiales forman parte de tu alcance, pero no la reacción que tendrá el destinatario una vez que pruebe el producto.

 

3. Costos y recursos

 

Como ya imaginarás, al hablar de recursos nos referimos no solamente a los financieros, sino a nuestro capital humano y a sus necesidades (capacitación, desarrollo profesional y personal e infraestructura).
Aquí también debemos de ser capaces de anticipar las diferentes situaciones que podría afectar la salud de cada uno de los recursos mencionados. ¿Planeas volver a la oficina? Entonces es necesario contemplar gastos fijos. ¿Continuarás trabajando de manera remota o híbrida? Es necesario tomar en cuenta el equipo tecnológico que tus colaboradores necesitan para explotar su potencial.

 

4. Calendarización y ejecución

 

Existen varias metodologías para una una administración efectiva de proyectos cuya finalidad se traduce en facilitar el seguimiento que das a tus tareas a través de representaciones gráficas y sencillas. Herramientas como el Diagrama de Gantt te permiten identificar datos claves de tu proyecto de forma ágil para que continúes trabajando con eficiencia. Como reza el adagio popular: “Más vale prevenir que lamentar”, por lo que contar con un calendario a priori te ayudará a continuar asignando a los elementos y colaboradores de forma correcta.
 

5. Revisión y evaluación

 

Por último, y pensando en los proyectos venideros, es un requisito que tu planificación de proyectos incluya una etapa de retrospección. Trabajar en esta etapa de seguimiento permite que tu equipo alinee sus expectativas y objetivos con el entregable a la par de eficientar procesos a futuro. Además, es útil para continuar afinando detalles a fin de que tus entregas se sigan cumpliendo en tiempo y forma.trabajo-equipo-proyectos-temis-home-office

 

Observar las acciones y etapas emprendidas en un proyecto nos ayuda a implementar diferentes acciones que garanticen que nos acerquemos a la meta.

 

Actualmente existen herramientas como Temis que con sus múltiples funcionalidades te ayudará a planificar tu proyecto paso a paso y te brindará información en tiempo real con el propósito de facilitar el seguimiento y monitoreo de los avances de tu proyecto y así cumplir con los plazos de entrega correctamente. Libérate de la carga que representa la gestión del trabajo con apoyo de la mejor herramienta digital.

 

 

 

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Fuentes

Kerzner, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2009, http://www.mim.ac.mw/books/Kerzner's%20Project%20Management%20A%20Systems%20Approach...10thed.pdf

 

Norma Nacional Americana, Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 2004

https://topodata.com/wp-content/uploads/2019/10/GUIA_PMBok.pdf

 

Zamora, Marysela, El fino arte de cerrar ciclos, Forbes, diciembre, 2019

https://forbescentroamerica.com/2019/12/18/el-fino-arte-de-cerrar-ciclos/

 

 

 

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