Integración: la clave de éxito de un proyecto

Integración: la clave de éxito de un proyecto

Equipo Temis

Temis

12/05/2022

Tags: Administración de Proyectos

“Ser un Gerente de Proyectos es como ser un artista, tienes los flujos de procesos de diferentes colores combinados en una obra de arte.”
Greg Cimarrusti

 

La administración de proyectos es una metodología básica para cualquier empresa. De su implementación se deslindan numerosos beneficios a nivel personal y profesional destacando el alcance de metas y objetivos.

Para su correcta implementación, existen una serie de pasos que nos otorgan directrices claras y precisas sobre cómo ir gestionando dichos proyectos. El día de hoy, queremos hacer énfasis en uno de ellos: la Integración.

La Integración es el paso posterior a la Planeación y tiene como finalidad aterrizar cada una de las acciones que son necesarias para llevar a cabo los diferentes pasos. Esto quiere decir que en esta fase sentaremos las bases para garantizar que las tareas se lleven a cabo de la manera adecuada.

¿Por qué la integración es pieza fundamental de nuestro proyecto? Puesto que, en la mayoría de nuestros proyectos, existen momentos en los que dos o más áreas están involucradas. Supongamos que nuestro equipo de marketing llevó a cabo un estudio que determinó cuál campaña presenta nuestro producto de la mejor manera. El hacer llegar estos resultados a nuestros tomadores de decisiones es precisamente una tarea a desempeñar en la fase de Integración a fin de que echemos a andar nuestro proyecto.

 

¿Cuáles son las responsabilidades de un gestor de integración de proyectos?


La guía PMBOK describe la naturaleza de los diferentes procesos de acuerdo a su integración, a la manera en que se relacionan e interactúan entre sí y con base en sus propósitos. Es de esta forma que tendremos procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre, los cuáles generalmente siguen una linealidad pero que están relacionados de forma intrínseca.

 

Precisamente como nuestros proyectos tienen un carácter integrados, significa que cada diferente proceso se vincula con los demás en determinado momento. A simple vista puede parecer que la persona a cargo de la integración tendrá ante sí una tarea titánica pero no te preocupes. Queremos compartirte una serie de acciones puntuales con las que podrás posar los pies sobre la tierra para integrar actividades.

 


1. Organizar y controlar los tiempos


Cuando nos enfocamos en una tarea podemos perder la noción del tiempo. En ocasiones, esto nos beneficia porque nuestra concentración tiene repercusiones positivas en nuestro ritmo de trabajo. Sin embargo, si esto sucede de manera muy frecuente, es muy sencillo que perdamos de vista que nuestras acciones tienen consecuencias sobre el trabajo de los demás. Nuestra fase de integración es clave para nuestro dominio del tiempo, puesto que nos permite contemplar el panorama en general a la par de emprender acciones desde lo particular gracias al uso de calendarios o recordatorios. 

 

 

2. Delegar y crear equipos de trabajo

 

Podrá parecer redundante pero una tarea importante para la gestión de integración de equipos es la integración de tus recursos. Probablemente una de tus preocupaciones sea el monitorear que tus colaboradores estén cumpliendo con sus entregables en el momento necesario, sin embargo, esta tarea puede estar libre de estrés si se contempla en la fase en la cuál nos estamos enfocando el día de hoy. Nuevamente, si en tu proyecto interactúan dos o más departamentos o áreas diferentes, gracias a la integración, su interacción será más clara y dinámica. De igual forma, te permitirá identificar aquellos miembros que pueden apoyar como refuerzos en caso de alguna situación no contemplada.

 

 

3. Comunicar responsabilidades

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Lo que no se comunica no existe. Por ende, si nuestros colaboradores no conocen las responsabilidades, podemos deducir que éstas no se llevarán a cabo y no existirán. Es en nuestra fase de integración que delimitamos nuestros canales de comunicación, fechas para actualizaciones y demás. Es por ello que sugerimos que en dicha fase, se estandarice la herramienta o software a utilizar antes de que el proyecto arranque su fase de ejecución. 

 

 

4. Tomar decisiones

 

Algo similar a lo que mencionamos en el control de tiempos sucede con la toma de decisiones. Se requiere de un agente que esté en facultad de contemplar las pequeñas acciones sin perder de vista la totalidad o el objetivo final.
Nuestra integración de proyectos considera el peso de las acciones venideras y pondera la importancia de los esfuerzos realizados. Asemeja a una brújula que apunta hacia los mejores planes de acción. Esto significa que nuestro gestor de integración será capaz de tomar una mejor decisión precisamente por balancear las diferentes fases.

 

Podrás percatarse de que en la Integración se coordinan un sinfín de planes, actividades y tareas por lo que la duración de esta fase abarca la duración total de tu proyecto. 

Afortunadamente y gracias a plataformas digitales como Temis, tu gestor de integración no estará solo. Nuestro asistente digital incluye diferentes funcionalidades que le permitirán a tus colaboradores desarrollar sus habilidades de gestión y comunicación gracias a calendarios y recordatorios personalizados que facilitan una toma de decisiones informadas respecto al desempeño de tu equipo.

 

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Fuentes

Kerzner, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2009, http://www.mim.ac.mw/books/Kerzner's%20Project%20Management%20A%20Systems%20Approach...10thed.pdf

 

López Bellorín, William, ¿Por qué es importante la gestión de la integración del proyecto?, Indeed, https://es.linkedin.com/pulse/por-qu%C3%A9-es-importante-la-gesti%C3%B3n-de-integraci%C3%B3n-del-l%C3%B3pez-bellor%C3%ADn, enero 2021

 

Norma Nacional Americana, Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 2004 https://topodata.com/wp-content/uploads/2019/10/GUIA_PMBok.pdf



 

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