¿Cómo aprovechar un Diagrama Gantt y Tablero Kanban para lograr entregas en tiempo y forma?

¿Cómo aprovechar un Diagrama Gantt y Tablero Kanban para lograr entregas en tiempo y forma?

Equipo Temis

Temis

16/02/2022

Tags: Eficiencia y productividad

Temis está aquí para facilitar tu administración de proyectos. Es por ello que el día de hoy queremos hablarte sobre los beneficios de trabajar con dos herramientas básicas para la organización. 

 

Cuando somos responsables de algún proyecto es muy probable que tanto los miembros de nuestro equipo así como nuestros clientes nos bombardeen con mensajes respecto a las fechas de entrega o respecto a las personas responsables de cierta actividad. Es por ello que encontrar estrategias que permitan que nuestros colaboradores estén al tanto y al día se vuelve imprescindible para que seamos capaces de dedicarle el tiempo necesario a nuestras propias actividades. 

 

Tanto el Diagrama de Gantt como el Tablero Kanban son herramientas que dan fácil acceso al estado de tus proyectos y te permiten mapear los avances.
El Diagrama tiene como objetivo mostrar de manera gráfica los avances estimados para las diferentes tareas de un proyecto con relación a un marco temporal. Por su parte, el Tablero de Kanban permite agrupar las actividades bajo rubros como “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.


Sin embargo, por más idóneos y útiles que parezcan estos instrumentos, es importante contar con lineamientos que nos ayuden a eficientar su uso.

 

¿De qué forma puedo sacar provecho del Diagrama de Gantt y/o del Tablero Kanban?

  • Visualiza aquellos procesos en donde existan “cuellos de botella” 

Trabajar con organizadores gráficos nos ayuda a identificar información clave de manera concisa y veloz que quizá, al haber sido presentada en otro formato, se hubiese pasado por alto.
Si, al utilizar alguna de las herramientas claves de este artículo, se distinguen numerosos procesos que se apilan bajo la categoría de “En proceso” o para los cuales se está dedicando una gran inversión de tiempo, podemos ajustar nuestra pipeline de proyectos o los recursos que estamos destinando. Al hacerlo, estaremos emprendiendo medidas preventivas que no comprometan la calidad de nuestra entrega final.

 

  • Focaliza tu atención en el trabajo en proceso

El Diagrama y el Tablero nos permiten distribuir nuestra atención en procesos clave y a la vez, evitar que nuestros colaboradores se ocupen de tareas emergentes que les distraigan del objetivo final. Esto tendrá como resultado que las actividades en desarrollo se ejecuten antes de lidiar con nuevas tareas.

 

  • Elimina la creación de reuniones para discutir actualizaciones

Durante esta transición al trabajo remoto, puede parecer que la necesidad por tener reuniones a distancia con nuestro equipo ha aumentado. Sin embargo, si tomamos en cuenta que muchas de estas sesiones tienen como finalidad permanecer en sintonía y reportar el progreso, podemos deducir que al emplear una herramienta que muestre los avances en tiempo real, el tiempo que se ahorrará podrá ser invertido en desarrollar las actividades en sí.

 
  • Concientiza a tu equipo sobre su rendimiento

Los organizadores gráficos permiten que nuestro equipo vaya afinando su sentido de la responsabilidad y la urgencia. También nos permiten establecer mejores estrategias de comunicación y planeación conjunta.
Además, cuando organizamos la información de manera que todo el equipo acceda a ella en todo momento y desde cualquier dispositivo, es fácil detectar la relación que sostienen las diferentes tareas entre sí y por tanto, el impacto que sus actividades tienen sobre la totalidad del proyecto. 

 

  • Realiza ajustes con flexibilidad

Ser flexible es una habilidad de vida que se relaciona con otras destrezas y técnicas. Cuando nos adaptamos a los cambios somos capaces de pensar de forma creativa y de resolver conflictos. Por ello y ante un evento inesperado, el trabajar con Diagramas de Gantt o Tableros de Kanban nos permite asignar de forma adecuada a aquellos colaboradores disponibles para que contribuyan al resultado final. 

cronograma
Actualmente existe una gran variedad de elementos que te permiten administrar tus proyectos de manera eficiente. Sabemos que implementar estrategias de calidad se traduce en el éxito de tu empresa por lo que en Temis encontrarás un administrador digital de tareas que no solamente adopta Diagramas de Gantt y Tableros Kanban sino que además te permite crear recordatorios personalizados para tu equipo. ¡Solicita tu prueba gratis hoy!

 

 

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Fuentes

Hill, Brian, The Importance of a Good Organizational Structure, marzo 2019, https://smallbusiness.chron.com/importance-good-organizational-structure-3792.html

 

Hogarty, Steve, What is flexibility in the workplace?, marzo 2021, https://www.wework.com/ideas/professional-development/management-leadership/flexibility-in-the-workplace

 

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