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      3 tips para optimizar tu calendario de trabajo

      30 marzo 2022

      Estamos en una búsqueda constante por aumentar la productividad y eficiencia de nuestros equipos de trabajo a sabiendas de que estar invirtiendo en tareas manuales y repetitivas, puede tener un impacto negativo en la administración de tus proyectos.

       

      Actualmente y gracias a las herramientas digitales, es posible que conozcas el status de diferentes proyectos desde un mismo lugar a fin de continuar trabajando sobre esta productividad. Dichas herramientas traen consigo diferentes beneficios como trabajar de manera más ágil, otorgar seguimiento puntual a diferentes plazos, y retroalimentar de manera concisa a tus colaboradores. En resumidas cuentas: Hacer uso del tiempo de una forma inteligente y asertiva.


      Afortunadamente, otra de las principales ventajas de los administradores digitales es la función de calendarios. Este tipo de herramientas te permite trabajar de manera sólida en la planeación y ejecución de tareas (muchas veces simultáneas) así como en la retroalimentación para tu equipo. Sin embargo, por su aparente sencillez, podemos pasar por alto buenas prácticas que nos permitan aprovechar al máximo sus ventajas.

      ¿Por qué es importante contar con un uso adecuado de los calendarios? Porque no solamente nos ayudan a recordar entregas de manera sencilla y constante, sino que también son aliados valiosos para optimizar los tiempos de las entregas una vez que sabemos focalizar sus características.

       

       

      ¿Cómo puedo trabajar con mi calendario de una forma más eficiente?


      1. Establece recordatorios

       

      Independientemente del giro o tamaño de la empresa, una persona asociada a un puesto líder debe ser capaz de contar con la información clave respecto a la administración de un proyecto.
      En un inicio y a nivel teórico, esto podrá ser sencillo, sin embargo, conforme se implemente la práctica de diferentes estrategias y objetivos, podrá ser fácil que pierdas enfoque al dedicarte a otras tareas complementarias.
      Si desarrollas el hábito de establecer recordatorios tanto a nivel personal como hacia el resto de tu equipo, te asegurarás de que tus colaboradores te perciban como un pilar confiable y de que tu estrés permanezca en un nivel controlable al saber de antemano que eres capaz de agendar cada actividad relevante.
      No calendarices para mañana lo que puedes calendarizar hoy”. Es decir, no confíes en tu memoria a corto o mediano plazo. Asigna un momento específico para revisar tareas en tu día a día en vez de esperar a hacerlo más adelante porque piensas que tu memoria no lo olvidará.

       

      final final recordatorio

       

      2. Agenda actividades de forma consciente

       

      En cuanto a la administración de proyectos existen numerosos conceptos que facilitan tu gestión de tareas.
      Por más sencillo y obvio que parezca, es importante tratar de delimitar la manera en que nuestro día se desarrollará a fin de que contemos con un momento en específico para atacar problemas e imprevistos.
      Si de antemano sabemos que por la mañana nos dedicaremos a retomar el seguimiento a tareas que no se concretaron el día anterior, nuestro cerebro estará preparado para dedicar atención y enfoque.
      Así mismo, es crucial que durante estas primeras horas de actividad laboral, revisemos cuáles tareas están próximas a vencer en un formato visual que eficiente la rápida consulta.
      Si además de esto, trabajamos con estrategias como los hitos, nos aseguraremos de que tanto aquellas personas que trabajan mejor bajo esquemas controlados o quienes son más adeptos a la espontaneidad, cuenten con límites claros.

       

       

      gestion de proyectos calendarizacion

       

      3. Piensa en términos de “prioridades”

       

      De acuerdo a Forbes, puede ser inaceptable mencionar que “no tuvimos tiempo” siendo que este es un valor relativo y elástico. Lo más probable es que, si no completamos una tarea, fue porque no la asociamos como una prioridad inminente.
      Cuando reemplazamos él “No tuve tiempo” por un “Elegí no hacer de esto una prioridad”, nos involucramos de forma responsable en el desempeño y desenlace de nuestra actividad. Además, nos abrimos a la posibilidad de implementar mejores estrategias y mejores recordatorios para aquellas tareas importantes y fundamentales.
      Piensa en ello. El ser capaces de priorizar nos dará el sentimiento de dominar nuestro tiempo en vez de sentirnos presa de él y lo mismo podrá decirse de la sensación que se gestará en tus colaboradores.

       

      final final prioridades


      Temis es un gestor de proyectos en línea con diversas funcionalidades para cada una de tus necesidades.
      Una de estas funcionalidades es su calendario que te permite priorizar actividades otorgándole visibilidad al status de cada tarea. A través de su gráfico de pastel serás capaz de tener acceso a las tareas “en tiempo”, “próximas a vencer”, “vencidas” y “sin fecha de vencimiento”, lo cual les ayudará a ti y a tu equipo a atender las prioridades en orden correcto y a no olvidar actividades cruciales. ¿Aún sigues esperando para solicitar tu prueba gratuita por 30 días? Te invitamos a no dejar para mañana lo que puedes comenzar hoy.

       

       

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      Fuentes

      Markland, Ron, Time Management Strategies for Entrepreneurs and Executives, Forbes, https://www.forbes.com/sites/forbesbusinessdevelopmentcouncil/2019/09/06/time-management-strategies-for-entrepreneurs-and-executives/?sh=36e0ba986b36, septiembre, 2019


      Rampton, John, How to Level Up your Time Management Skills in 2022, Forbes, https://www.forbes.com/sites/theyec/2022/01/28/how-to-level-up-your-time-management-skills-in-2022/?sh=63bf3c3cb4bd, enero, 2022

       

       

       

       

       

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