Este mes, Temis se enfocó en mejorar tu experiencia con sus funcionalidades para poder ayudarte aún más a potenciar tu productividad, colaboración y eficiencia en tu trabajo.

“Ser un Gerente de Proyectos es como ser un artista, tienes los flujos de procesos de diferentes colores combinados en una obra de arte.”
Greg Cimarrusti

La administración de proyectos es una metodología básica para cualquier empresa. De su implementación se deslindan numerosos beneficios a nivel personal y profesional destacando el alcance de metas y objetivos.

Para su correcta implementación, existen una serie de pasos que nos otorgan directrices claras y precisas sobre cómo ir gestionando dichos proyectos. El día de hoy, queremos hacer énfasis en uno de ellos: la Integración.

La Integración es el paso posterior a la Planeación y tiene como finalidad aterrizar cada una de las acciones que son necesarias para llevar a cabo los diferentes pasos. Esto quiere decir que en esta fase sentaremos las bases para garantizar que las tareas se lleven a cabo de la manera adecuada.

¿Por qué la integración es pieza fundamental de nuestro proyecto? Puesto que, en la mayoría de nuestros proyectos, existen momentos en los que dos o más áreas están involucradas. Supongamos que nuestro equipo de marketing llevó a cabo un estudio que determinó cuál campaña presenta nuestro producto de la mejor manera. El hacer llegar estos resultados a nuestros tomadores de decisiones es precisamente una tarea a desempeñar en la fase de Integración a fin de que echemos a andar nuestro proyecto.

A estas alturas, probablemente ya hayas leído sobre los beneficios que representa el que tú y tu empresa se dirijan hacia la transformación digital. ¿Por qué? Porque como sociedad e individuos estamos experimentando una adopción de diferentes herramientas y elementos que nos ayudan a aumentar nuestra productividad y competitividad.

Para las pymes mexicanas, esta transformación incorpora diferentes tendencias como lo son el desarrollo de habilidades blandas, la flexibilidad entre espacios físicos y digitales, el uso de diferentes aplicaciones y otras.
Sin embargo, es importante mencionar que para que podamos llevar a cabo una transformación exitosa de nuestro negocio, existen ciertas consideraciones.

“El auténtico genio consiste en la capacidad para evaluar información incierta, aleatoria y contradictoria.”

Winston Churchill

No estás solo. A raíz de la pandemia y debido a varios acontecimientos actuales, muchas son las empresas que reflexionan sobre el impacto que tendrá en las PYMES en México los diferentes cambios que se han suscitado.

Precisamente, uno de los ejes principales de esta especulación tiene que ver con la transformación digital y su influencia para continuar desarrollando nuestro mercado y nuestra productividad.  

De acuerdo a Latin Pyme: “Lo que empezó como un intento por resolver problemas inmediatos, se ha convertido en poco tiempo en una oportunidad para que las empresas prioricen la innovación en tecnología…”. Esto significa que para impulsar el desarrollo de nuestra empresa, es necesario adaptarnos a las plataformas emergentes y facilitar ofertas financieras que nos ayuden a permanecer en un ambiente de competitividad.

Pero, ¿cuáles son estas herramientas digitales que nos ayudarán a permanecer vigentes?, ¿qué otras tendencias debemos tomar en consideración?

Temisexiste para impulsar la productividad y la eficiencia de las empresas, nuestro compromiso es eficientar la gestión de tu trabajo a través de funcionalidades que se adapten a tu estilo y forma de trabajo. Por ello, como nueva actualización, traemos para ti:

“Cuando es obvio que no se pueden alcanzar los objetivos, no ajuste los objetivos, ajuste los pasos de acción.”
Confucio.

Conforme vamos adquiriendo experiencia en nuestro ámbito profesional, nos damos cuenta de que si bien la resiliencia y la flexibilidad son valores fundamentales para enfrentar el cambio, el contar con una planeación de proyectos adecuada nos permite tener mayor incidencia sobre posibles imprevistos.

Anteriormente, te habíamos hablado sobre la periodicidad a la que está sujeta cada proyecto en tanto a que su ciclo de vida siempre estará enmarcado por un inicio y un final. A grandes rasgos, la etapa de planificación es precedida por el inicio y seguida por la ejecución y el cierre. Evidentemente ésta es una fase de suma importancia porque a través de la planificación se responderán preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto? y ¿por qué?, mismas que serán de ayuda para segmentar un proyecto en momentos o en tareas más pequeñas sin perder el objetivo de vista.

Nuevamente te recordamos que para la administración de proyectos y sus fases, nada está escrito en piedra por lo que es importante ser capaz de adaptarte a las distintas características que identifican a tu proyecto. Habiendo dicho esto, el día de hoy queremos proporcionarte buenas prácticas para ejecutar tu planeación basadas en datos sistemáticos.

De acuerdo a la guía PMBOK, el identificar y sentar las bases nos permitirá conocer el alcance, el costo y las actividades de nuestro proyecto y en la medida en que vayamos obteniendo nuevos datos e información, podremos complementar nuestro plan de acción.  “La planeación del proyecto proporciona más precisión respecto al cronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido.”

“No hay nada como un reto para sacar lo mejor de un hombre”

Sir Sean Connery

Hace dos años y con la llegada del COVID 19, nuestra vida dio un giro de 360 grados. Muchas estructuras que percibíamos como estáticas e inamovibles debieron transformarse para adaptarse a las circunstancias y lo mismo le sucedió a nuestro capital humano.  

En el ámbito laboral y si bien ya teníamos noción de las ventajas de modalidades como el trabajo remoto o el trabajo híbrido, lo cierto es que la aparición de la pandemia vino a acelerar la adopción de varias estrategias y herramientas que nos permitieran permanecer en conexión con nuestro equipo aún a la distancia. Es decir; se nos presentó una nueva oportunidad para reinventarnos.

Nos queda camino para recorrer en este 2022, sin embargo, creemos que este primer cuatrimestre nos puede arrojar datos e información a considerar respecto al futuro que nos espera. ¿Por qué? Puesto que anteriormente hemos hablado sobre la importancia que la planeación tiene para la administración de proyectos: Mientras más información tengamos a la mano, mayores escenarios podremos anticipar.

En nuestra vida, toda gran tarea debe comenzar por alguna actividad y de la misma forma, para la administración de proyectos, es necesario contar con un inicio que estará sentado en las bases de una buena planeación.

Sin embargo, además de este impulso inicial, para que nuestro proyecto se desarrolle de manera efectiva es fundamental contar con una metodología que nos auxiliará a delimitar las acciones a emprender.
De acuerdo a la Real Academia de la Lengua, una metodología se define como el “conjunto de métodos que se siguen en una investigación”. Esto significa que al hacer uso de una, nos aseguraremos de que contamos con un procedimiento idóneo para nuestras necesidades.

Queremos reiterar que no existe un único proceso ideal o un solo camino, ya que en palabras de Seth Godin, conocido entrepreneur estadounidense, “si dices que no tienes alternativas, te quedas sin opciones”. 

Es por ello que hoy queremos compartirte distintas herramientas para que al momento de elegir alguna de ellas, lo hagas de manera informada.

Estamos en una búsqueda constante por aumentar la productividad y eficiencia de nuestros equipos de trabajo a sabiendas de que estar invirtiendo en tareas manuales y repetitivas, puede tener un impacto negativo en la administración de tus proyectos.

Actualmente y gracias a las herramientas digitales, es posible que conozcas el status de diferentes proyectos desde un mismo lugar a fin de continuar trabajando sobre esta productividad. Dichas herramientas traen consigo diferentes beneficios como trabajar de manera más ágil, otorgar seguimiento puntual a diferentes plazos, y retroalimentar de manera concisa a tus colaboradores. En resumidas cuentas: Hacer uso del tiempo de una forma inteligente y asertiva.

Afortunadamente, otra de las principales ventajas de los administradores digitales es la función de calendarios. Este tipo de herramientas te permite trabajar de manera sólida en la planeación y ejecución de tareas (muchas veces simultáneas) así como en la retroalimentación para tu equipo. Sin embargo, por su aparente sencillez, podemos pasar por alto buenas prácticas que nos permitan aprovechar al máximo sus ventajas.

¿Por qué es importante contar con un uso adecuado de los calendarios? Porque no solamente nos ayudan a recordar entregas de manera sencilla y constante, sino que también son aliados valiosos para optimizar los tiempos de las entregas una vez que sabemos focalizar sus características.

En muchos sentidos, la administración de proyectos es un símil de nuestra experiencia de vida: Partimos de un punto con la intención de llegar a otro y por más planes que efectuemos en el camino a recorrer, sabemos que se pueden presentar eventos inesperados. Es por ello que, al igual que en la vida, contar con una estrategia o directrices nos ayuda a organizarnos y a reducir eventualidades imprevistas.

La administración de proyectos tiene como eje fundamental el planificar la manera en que diferentes tareas serán ejecutadas así como las personas responsables de las mismas para asegurar que las entregas finales sean cumplidas en tiempo y forma.

A su vez, cada uno de nuestros proyectos está compuesto por numerosas tareas, objetivos y por un componente clave del cual queremos hablarte el día de hoy: los hitos.

Un hito es un evento de gran importancia dentro del desarrollo de nuestros proyectos que se asocia con el inicio o fin de una serie de tareas o bien, con un entregable. Si por ejemplo, durante el mes de abril tenemos como tarea revisar y adecuar el contenido para una campaña digital, los hitos serán los momentos específicos en que esta revisión comienza y finaliza.
Por otra parte, si nuestro proyecto final es una presentación de producto al cliente que conlleva etapas de planeación, investigación, diseño y creación de contenidos, los hitos marcarán las entregas clave de dichas fases.

Gracias a los hitos somos capaces de otorgar significado e importancia a los momentos que integran el proyecto final. ¿Por qué? Puesto que al contabilizar los hitos que se han cumplido, puedes determinar ágilmente la distancia que falta por recorrer para alcanzar el último objetivo.

Conforme nos enfocamos en diferentes objetivos para alcanzar el bienestar de nuestra empresa, nos damos cuenta de que existen tareas o herramientas adicionales que, si bien no forman parte de la descripción oficial de nuestro puesto, nos ayudan a eficientar el trabajo. Una de ellas es la administración de proyectos.